业务外包，也称资源外包，是企业为了获得比单纯利用内部资源更多的优势，将其非核心业务交由外部的专业公司完成，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境迅速应变能力的一种管理模式。实施业务外包，企业将资源集中到核心业务上，而外包专业公司拥有比本企业更有效、更经济的完成某项业务的资源。业务外包可以最大限度发挥企业有限资源的效用，加速企业对外部环境的反应能力，强化组织的柔性和敏捷性，有效增强企业的竞争优势，提高企业的竞争水平。本文结合管理实践，探讨业务外包优化管理的具体操作。

　　一、确定外包业务范围

　　企业内部控制应用指引（财会〔2010〕11号）第13号—业务外包第二条“本指引所称业务外包，是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本企业以外的专业服务机构或其他经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。本指引不涉及工程项目外包。”

　　就企业而言，外包业务属于企业的非核心业务。非核心业务主要指技术含量低、劳动密集型、非关键性、辅助性、服务性、附加值低、与企业核心竞争力相关度较低的业务。

　　业务外包，首先要考虑两个层面的问题：一是企业基于现有人力资源、专业资质，比较本企业承担与业务外包的成本效益，如果外包不经济，不仅达不到目的，还可能导致企业员工工作热情和职业道德降低，工作业绩下降。二是研判外包业务市场的成熟度和承包方的忠诚度，过分依赖承包方，可能导致交易成本升高，甚至导致企业失控，影响正常生产经营；如果选择了错误的承包方，可能导致业务外包失败，甚至影响企业的竞争力。因此，企业组织实施业务外包首先要对其必要性、可行性进行分析。换言之，就是对拟外包业务进行“要不要”、“行不行”、“能不能”的细化优化分析。

　　1.“要不要”。重点是结合企业战略定位、发展规划及拥有人员、资产、技术等资源特点，全面分析业务外包对企业的影响。主要是比较业务外包与本企业承担，哪一个更有利于企业的效率和效益双提升。在全面算好账的前提下，确定外包业务范围。

　　2.“行不行”。重点是结合企业所处行业、企业内部业务关联程度，主要分析：业务外包与本企业承担是否造成业务之间冲突，对外包业务的控制程度，业务外包对企业现行生产、经营、管理的有利和不利影响。确定业务外包是否具有可行性。

　　3.“能不能”。重点是结合企业拥有的专业资质、存量人力资源、专业技术力量，主要分析：业务外包对企业的组织结构、机构定编有无影响，外部市场成熟度，承包方能力是否符合企业要求。确定业务外包是否具有可操作性。

　　二、明确业务外包流程

　　企业应健全完善业务外包管理制度，明确业务外包归口管理部门和外包业务主管部门及其职责权限，有完善的工作流程和工作要求，并将内部控制思想嵌入管理制度中，对业务外包全过程实施有效管控，规范运行管理，明确责任，强化考核，特别要关注承包方经营资质及履约能力，加强动态管理，建立应急预案，避免因承包方原因造成企业生产经营活动中断。

　　1.制定实施方案

　　企业依据业务外包管理制度规定的方式、条件、程序和实施等相关要求，结合确定的具体外包业务范围，按照是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，突出管控重点，制定细化优化的业务外包实施方案。要组织对实施方案的重要内容进行深入评估及复核，包括但不限于承包方的选择、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。

　　2.审核批准

　　按照业务外包规定的审核程序，对业务外包实施方案是否符合成本效益原则进行审核，着重对比分析该业务在本企业承担与外包情况下的风险和收益，综合考虑企业内外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本，通过优化比较，确定外包的合理性和可行性，避免业务外包不经济。

　　按照业务外包规定的审批权限，对业务外包实施方案予以审批，防止决策出现重大疏漏。加大对企业内部单位重大业务外包的管控力度，避免内部单位越权进行业务外包给企业带来不利后果。明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，强调各层级人员在授权范围内审批，不得越权审批。

　　3.选择承包方

　　要按照批准的业务外包实施方案选择承包方。调查确认候选承包方存续的合法性，经营范围和专业资质，技术实力及其从业人员的职业履历和专业技能；考察了解候选承包方从事类似业务的成功案例、业界评价；引入竞争机制，根据有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用公开招标等适当方式，按照规定的程序和权限从候选承包方中择优做出选择。

　　4.签订业务外包合同

　　遵循全面风险管理理念，订立业务外包合同前，企业应充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，通过合同条款予以有效规避或降低。按照约定业务外包的内容和范围，及时与确定的承包方签订业务外包合同，明确双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等必备事项。同时，要注意明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法；细化承包方提供的服务类型、数量、成本；明确界定HSE职责及服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等。

　　5.组织实施

　　组织实施时，企业要按照业务外包管理制度、工作流程和相关要求，建立与承包方合作机制，强化过程管控，确保承包方严格履行业务外包合同。在组织开展业务外包时，企业应根据业务外包合同条款，落实双方应投入的人力资源、资金、硬件及专有资产等，明确承包方提供服务或产品的工作流程、模式、职能架构、项目实施计划等内容；同时与承包方建立沟通协调机制，以便及时发现并有效解决业务外包过程中出现的问题，确保实现业务外包目标。在业务外包实施过程中，企业应对重大业务外包的各种意外情况做出充分估计，建立相应的应急处理机制，制定应急预案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。

　　6.组织验收

　　在业务外包合同执行完成后，企业应当组织相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收。企业应根据承包方业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式，可以对最终产品或服务进行一次性验收，也可以在整个外包过程中分阶段验收；还可以根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。按照验收标准，组织有关专业部门的相关人员，对承包方交付的产品或服务进行审查验收，确保产品或服务符合企业需求。验收过程中发现异常情况应立即报告，视问题严重性与承包方协商采取恰当的补救措施。根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。

　　7.管控与披露

　　财务部门应根据企业内部会计制度规定，结合外包业务特点，制定外包业务成本核算与管理办法，对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼潜在影响等加强核算与监控，并在财务报告中进行必要、充分的披露。向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。

　　三、落实检查考核评价

　　业务外包实施过程中，企业要密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。要对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该业务的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新等综合能力是否满足该业务的要求。一旦发现偏离合同目标等情况，建立即时监控机制，及时要求承包方调整改进。如有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的应及时终止合同，并按照法律程序向承包方索赔。

　　业务外包管理优化是持续的。企业应遵循全面风险管理理念，充分考虑自身战略定位、发展规划及资源特点，对外包业务范围、外包方案编制、承包方选择、组织实施和验收、过程管控及考核评价等环节持续优化，确保实现既定的业务外包目标。