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德瑞克·席佛斯:启动5个步骤建立独立运作的核心团队
2015-12-23 运作管理
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  你是那种凡事亲力亲为、员工大小事都要来问你才能做决定的主管吗?如何建立一支独立运作的团队,由知名创业家、天使投资人德瑞克·席佛斯告诉你吧!管理部门就和打篮球一样,最忌讳的就是主将“自干”,自顾自地埋头苦干,忘了你还有其他人手可用。


独立运作的团队

主管


  试想,一整天上班时间不过8小时,却不断被部属琐碎的问题打断,导致只好每天加班到12点才能把自己的事处理完。不仅总是加班、赶进度,连放假都随时待命、等着处理部属的疑难杂症,深怕一旦松懈下来,整个部门就会停摆。很明显,你需要帮忙,必须赶快培训部属有自己解决问题的能力,才好把手下的任务分配出去。

  启动5个步骤,建立独立运作的核心团队

  知名创业家、天使投资人德瑞克·席佛斯(DerekSivers)在《FastCompany》分享自己交办任务、同时培训部属的技巧:每当部属问一次问题,就启动这5个步骤,让团队从一盘散沙、变成独立运作的核心人才。

  1.先召集全体部门

  无论是谁提出问题,只要是例行公事、非预期突发状况等部属应自行完成的任务,主管应该先召集整个部门,让所有部属共同听取解决办法。因为不同的工作内容仍会遇到相似的问题,同时听取、学习,可节省主管未来回答类似问题的时间。

  2.回答问题之外,还要解释答案背后的逻辑

  除了告诉部属解决办法,同时必须解释“这么做背后的原因”,只有在了解和学到主管思考的逻辑后,才能在下一次遇到问题时,以同样的思维路径做出适当的决定。

  3.善用提问,确认部属是否理解

  解释完解决办法后,还不能散会。主管要尝试反问每个人“下一次再遇到同样问题你会怎么做”,以一问一答的方式确认部属真正理解问题,也懂得主动提出解决方法。

  4.指派记录员,写下解决问题的执行笔记

  在讨论完问题和解法后,要求其中一名部属制作解决问题的参考笔记,从问题状况、思考逻辑(要这么做的原因)、到执行步骤,以条列式的方式记录下来,作为SOP流程的范本,下次再有人提出类似的问题,可以直接参考SOP,省下教导时间。

  5.赋予员工决策权

  有时下属每个细节都来询问主管的原因,很可能是不了解“什么事情可以自己决定、什么不行”。因此,主管应适时说明开放权限的事项,让部属知道这件事“你可以自己做决定”,明确划分权责归属,主管就不必决定每件大小事。

  画出责任范围,让部属学习自己作决定

  席佛斯以亲身经验为例,在他创办的音乐网站营运三年后,他的工作时间仍被部属的各种问题占据,每五分钟就有一个问题。

  比方说,部属会问:客户下了两张订单,希望可以合并成一张,并退还省下来的运费,可以吗?

  席佛斯把问题集结起来,再召集全体员工、回答疑问,并且告诉员工他思考的逻辑和原因:

  是的,我们应该退还他全额的运费,虽然短期会造成一点损失,但更重要的是,我们应竭力做“让客户感到最开心”的事,只要这不是过分的要求。

  要记得,公司最大的宗旨是要帮助所有音乐人,至于利润则摆在第二位。在未来碰到类似问题时,我全权授予你们权力,做你们认为符合这个宗旨的决定。

  说完,他反覆提问直到确认每个人都确实理解了他的想法后,要求其中一个部属把刚才的问题、作法和核心宗旨写下来,做成笔记供往后参考。随后每个人便回到自己的岗位,继续进行手边的工作。

  当他这么做后,过了两个月,不再有琐事、小问题烦恼他,整个团队可以独立执行任务,并且顺利运作,每一位在第一线面对客户的员工,都是团队的“先发球员”。

  此外,席佛斯提醒,想保持团队独立运作,最重要的是了解到“就算没有主管也能继续工作”的原则。管理一个团队时,应秉持着主管是管理者,而非自营者的心态。勇于下放权力,让公司例行业务交给团队来执行,而主管则负责思考与决策,提升团队的成长和效率。
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