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浅谈人事档案管理

2014-12-24 运作管理

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　　随着人事制度的改革和深入，市场经济的建立和发展，用工形式的多元化。人事档案的现状存在内容失真、材料不全等问题。要从根本上解决目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理体制等措施，探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。

　　一、引言

　　人事档案是人才信息的重要载体，是企业在招聘、培训、考核、奖惩、调配工作中形成的有关职工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等宝贵历史资料，记录个人不同时期，不同阶段的发展历程，是全面考察职工的重要依据。此外，人事档案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，是人事工作的基本条件之一，人事档案管理工作的好坏直接影响到企业和个人的工作效率和质量。

　　二、人事档案管理中存在的问题

　　（一）普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作不是单位主要工作，人事档案管理杂乱无章，材料存档不完善，能应付日常查档就行了。档案管理人员见领导不重视，对档案工作不闻不问，便放松自己的工作要求，抱着"当一天和尚，撞一天钟"的思想。这样久而久之，人事档案管理工作在无声中被领导遗忘，档案问题得不到解决，经费、人员没有保障，档案管理工作自然就做不好。

　　（二）人事档案存在弄虚作假。在现有人事档案管理模式下，"弄虚作假"现象屡屡出现。如职工调动、就业等，个别人甚至在人事档案中改修姓名冒名顶替达到工作、参军等目的。有的为了报考职称，伪造履历和学历证书等。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。

　　（三）人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，档案管理人员责任心不强等原因，出现档案管理人员收集归档工作被动、不及时，而且收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以"千篇一律"的感觉，不能准确反映每个人的真实情况，这些都严重影响档案的质量，降低了档案的利用率。

　　（四）人事档案材料不全。人事档案短缺，材料内容不完整：如履历表、学历、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。主要原因是职工对人事档案的认识不足，他们填写像履历表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事；有的材料如学历等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。

　　（五）人事档案管理的信息化程度不高。随着科技的飞速发展，各个企业已经基本上使用了人事档案信息管理系统，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，还没有在人事档案管理中广泛运用，已造成一定的资源浪费。

　　三、人事档案管理对策

　　（一）提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。金亭岭公司领导非常重视人事档案管理工作，专门成立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。平时利用宣传栏、板报等方式，加强关于人事档案管理的方针政策、管理制度、节约利用等制度的宣传力度，久而久之，公司上下形成一种领导重视、职工认可的良好的氛围。

　　（二）提高档案管理人员的素质。每一位档案管理人员都明白，人事档案是一种极其宝贵的信息资源，是一个企业的无形资产，档案管理工作是一项具有重大意义的工作。金亭岭公司非常重视档案管理人员的素质培养，每年都组织档案管理人员学习档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务。另外，我们采取走出去与请进来相结合的学习方式，聘请有档案管理经验的专家授课，进行现场指导，个别环节做了具体指导。通过学习，档案管理人员增长了知识，解放了思想，找到了差距，对提高整体业务素质起了重要作用。

　　（三）健全制度，进一步规范档案资料管理。目前，各单位人事档案管理体制是完全不同的，在管理方式与要求上也存在较大差异。金亭岭公司结合自身实际情况，建立了一套完善的档案管理工作制度，从档案资料的收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅等都有严格的制度，档案管理人员能严格按照制度及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料能及时进行处理，手续不全的材料能及时退回补办，确保了材料齐全完整、手续完备，保证了人事档案的权威性、准确性和真实性。

　　（四）全员普法教育，刷新全员对人事档案的认识。在收集档案业务上，金亭岭公司的档案管理人员身先士卒不叫苦，工作清苦心亦甜。我们利用企业内部广播、网络平台等形式大力开展对人事档案正确使用的宣传，并进行了普法宣传及相关培训，引起了各级领导的重视，让所有人都深刻理解人事档案与自己切身利益息息相关的重要性。通过宣传，职工对人事档案有了一个正确的认识，能认真填写日常人事表格，改变以往对人事档案那种不在乎的态度，生怕填错一个字影响自己的职业生涯。

　　（五）加强人事档案管理现代化和信息化建设。实现人事档案管理现代化是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，也是对档案信息需求日渐增强的客观需求。金亭岭公司充分利用计算机网络技术来进行了人事档案管理创新，通过网络，对不属于保密范围的档案信息进行了社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

　　随着经济的飞速发展，人才市场、就业洽谈会遍布全国各地，各行业的人员流动越发频繁，人事档案将越来越显示它应有的价值。因而，学习人事档案知识，改变过去不合理的思想和落后的管理方法势在必行、刻不容缓。人事档案管理工作是一项服务性很强的工作，通过人事档案工作的不断完善，使人事档案焕发新的生机与活力，必将为企业为社会经济的发展提供强有力的保障。

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