时间是一个无情的筛子，唯有最经典的才会留存。

less is more：管理系统正确与时效的平衡

　　所谓的经典（Classic），不管是Burberry的TrenchCoat或是Porsche的蛙眼大灯，都是在外型与功能上经得起考验的设计，才能留存至今。时尚设计师都懂这道理，所以他们总是在经典之中寻找新的灵感。而这些经典的设计，往往使用方便而外型大方。我想SteveJobs也会认同这点。

　　不过这概念一到了管理软体这个领域，就常常往反向发展，真有点伤脑筋。

　　就拿我比较熟悉的专案管理软体来说，我们的客户10个有9个，都有种面对“399吃到饱”的狠劲。想说都花了钱买软体和顾问服务，就该尽量把所有功能都派上用场，给他狠狠“捞本”。甚至还遇到一个客户更绝：“顾问啊！这软体有很多功能我们都用不到，你可不可以干脆把他们锁起来，然后算我们便宜一点？”不过还是有些客户，非常难得，对于新功能异常谨慎，在流程和工具上极力要求精简，好比台积电就是一例。

　　做这行难就难在这点。顾问真正的实力，就该展现在化繁为简上，正所谓：Lessismore！软体是手段，而不是目的，真心觉得画甘特图好过瘾啊！或是出ERP传票是我的兴趣的人应该很少吧如果你是请尽速和本公司联络！关键在于软体能不能让我们工作的更有效率，工具在使用上是否简单方便。

　　怎么会扯到这些？主要是想起上次去美国出差时，顺便帮某间机构Review了一下他们的专案系统，并且被要求提供改善建议。这是个公家单位，他们建构了一套专案绩效仪表板（ProjectPerformanceDashboard）。简单地说，就是每个月由各承包商回报进度成本等资讯，经过一系列的处理流程后，汇总并反应在web-based的网页，称作ProjectDashboard。这个系统的目的，就是方便各级主管随时掌握数个专案的现况，而在过往，每次想看专案的绩效（通常也是被更大的老板问起），都要特别制作人工报表，不但耗时费力，而且不同专案的报表格式和结算日常常对不在一起。

　　不过理想总是完美无暇喜洋洋，现实却往往狗屁倒灶鬼打墙，即使美帝也不例外。

　　低头一看桌上一叠叠的花花绿绿的表单是什么？如果不是订鸡排珍奶的菜单（这办公室习俗美国也有，不过是三明治和可乐），就是专案管理的报表了！有了Dashboard为什么还要手动报表？有了老大为什么还要小三？你说啊！

　　对方感受到我质疑的眼神，立刻了解我的疑问，便把原因娓娓道来：

　　原来是系统设计人员担心承包上送上来的原始资料不正确，所以中间设立的层层关卡进行审核，过程往往需要一两周的时间才能确定所有的专案资料正确，然后才能公布在专案仪表板上。坏就坏在，主管们往往等不及审核完毕，就迫切需要专案资料来开进度会议，这时候工程师只好人工校对，出一些临时报表挡着先，这就是这些报表的由来。

　　既然需要我的意见，我也就不客气了。我告诉系统负责人：这系统照这样下去不要一年，就会Fail掉！我不认为这样的设计经得起时间考验，更别说成为经典了。

　　说到经典，汽车的仪表板就是一个例子。不论是搭小黄，或是高级跑车，你会发现汽车的仪表都大同小异。不外乎转速表、速度表、油表、温度表这几个。因为这是经典，他们够简单，又刚好能提供足够的资讯，这样的设计便能通过时间的筛选并一直留存下来。汽车的速度表通常刻度较密，尺寸也比较大，但油表却简单的多，往往只有几隔刻度和小小的尺寸。原因就是，驾驶对速度的精确度要求，远比油表的要求高。对于速度表，驾驶需要知道目前实际的时速，来确保不会开太快或是开太慢。但油表，只要能回答"现在是否需要加油"就可以了，基本上是个YES/NO的问题。搞个大大的油表，显示目前油量还有12.359公升完全没有意义。

　　回到这专案仪表板的问题。专案的进度资讯通常不需要做到分毫不差的地步，因为进度这种东西多少带有主观的预估，原本就容许误差。一个工作完成11%还是12%，剩下5天还是6天完成，往往不会影响管理决策，至少在本案例不会。但主管每个月都要跟上级汇报最进度，这是不能等的。要让主管真正觉得这系统好用，唯有提供即时的资讯，否则很快他们就会发现，这系统一无用处，大家继续用手动报表就好了。

　　果不其然，对方告诉我，很大比例的主管拿着临时报表开完例会后，就不再浏览专案仪表板了。这个昂贵的系统就好像一位准备参加舞会的美女，求好心切而精心打扮，好不容易准备好却发现舞会已经散场，整个白忙一场！

　　那万一资料真的不对怎么办？对方说。

　　这的确是个问题，但也不是无解。我的建议是，在专案资料旁设置一个核取方块，如果这个案子已经通过完整的QA检核，系统自动打勾（或显示已确认），如果是尚未验证的原始资料，就留白（或显示待确认）。让使用仪表板的主管自己会去判断资料的可靠度。正如我之前提的，专案的进度资讯通常不需要十分精密，有点小误差多半没差，若真有离谱的错误，主管多半有能力辨认出来。唯有这样，才能把人的需求和系统的功能连结起来，这样的系统才能活的长久。

　　在摄影界有句话很有道理：好的作品不是来自好的相机，而是来自相机后面那颗脑袋。我为客户进行产品介绍时，常被问到你们的软体可不可以做这个，可不可以做那个，尤其针对一些听起来酷炫的功能，像是实获值、自动通知这类。我都会反问他们，你要实获值是为了什么管理目的？对方反倒说不清楚。要使用任何方法论或是管理工具，都要先想想到底要管理什么？需要什么样的资讯？才来了解产品。真正买了产品，或是选择了方法论之后，也该试着在正确性与时效性上面达成一个平衡。专案仪表板和汽车仪表板在这方面其实是一样的东西。

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