高效工作有秘诀:每天吃掉一只青蛙
2011年9月19日是我开始运用番茄工作法(PomodoroTechnique)的日子,当时在上海听好朋友邹鑫的分享,了解番茄工作法就是创作工作中的“专注”、“休息”的节奏,决心认真使用,从此之后,再也不脱离。
番茄工作法
(1)专注
番茄工作法最棒的一点,就是设定明确的单位─番茄,而花25分钟来工作,用5分钟来休息,就是一个番茄。不用思考一件事情要做多少时间,只要想要需要用几颗番茄,简化时间管理困难度。
当工作时,要专注于把工作完成的事情,只要努力25分钟,就会得到5分钟的休息。这种全力冲刺,之后完全放松的方式,会产生一种特别的感觉,让人想要吃下更多番茄,又不疲倦。
(2)休息
专注25分钟后,番茄工作法“强迫”你要休息五分钟,而休息最低程度是“站起来,离开座位至少两公尺远”。适当地休息,让自己能够从工作中获得喘息的机会,也能顺便苏展筋骨,做一下锻链,等下能够更加专注。
番茄工作法帮助我们掌握“专注”、“休息”的节奏,工作时间长,也不会太过疲倦。
长时间实践后,也有一些使用上的秘诀,和大家分享。
第一个秘诀:晨间清单与番茄工作法结合
每天早上起床后的第一件事情,就是设定番茄钟,并打开电脑叫出晨间清单,开始一项项照着清单做下去。
晨间清单包含哪些事情呢?首先是写晨间日记,检视过去的一天,接着看看行事历及待办清单,抓出今天做事情的重点并决定要做哪些运动,再来是洗衣服、喝水、帮家人买早餐、检查出门要用的钥匙,和网友互道早安等提醒事项,还有打开今天要用到的软件,准备工作,并关闭不必要的软件等,照着晨间清单一件件事情处理,一下子,两个番茄钟就过去了。
由于有番茄钟的控制,又有个晨间清单,我的晨间时间运用更加高效,不仅可以养成好习惯(规划行程、写日记、运动等),并且当个好爸爸(洗衣服、买早餐等),甚至提升做事效率(关闭不必要的软体)。
这是我在美国搭乘飞机时的体会,我看见机长及副驾驶会拿着一张检查清单做飞行前的检查,运用清单,降低飞行过程产生错误的可能,当时亲眼目睹他们确实地做检查程序,心中增加许多安全感。
后来,我也会对例行事情做各种清单(例如旅行的打包清单、每周检视的工作清单等),而晨间清单及番茄工作法的结合,是我觉得效用最大的,也介绍给大家。
第二个秘诀:先吃了那只青蛙
什么是“吃青蛙”?这是美国激励大师博恩.崔西在“先吃了那只青蛙”(英文书名为Eatthatfrog)中介绍的概念。青蛙代表的是每天最重要的一件事情,他认为每天都应该要选出我们觉得最重要的事情并将之完成,这样整天就没有难得倒我们的问题了。
一开始运用后,就发现吃了青蛙的一天,就算是高效的一天,没选出青蛙,或是选出青蛙却逃避去做,基本上那天做的都是不重要的琐事。深深觉得这个概念非常重要。
学会“番茄工作法”后,发现“番茄工作法”和“吃青蛙”两者是天造地设的一对方法,因为大部分的青蛙(每天最重要的事情),都需要专注工作一两个小时以上,才可能彻底解决。每个人每天都应该选出最重要的事情,并设定几个番茄钟来面对这只青蛙,一口口地吃下去。
通常,我会利用上午的时间来进行这件事情,因为早上是我工作效率最好的时段,工作起来特别有效率。因为吃青蛙是很耗神的工作,下午时间,就处理一些比较轻松一些的工作,更能达到劳逸平衡,晚上回家后,就和家人相处,尽量不管工作的事情。
再重复一遍,时间管理很重要的技巧是每天选择一只青蛙,并想尽办法将之吃掉。而我发现,番茄工作法能够帮助我们更加专注地吃青蛙,这对我的帮助很大,你一定要试试看。
第三个秘诀是善用番茄钟的休息时间
以前我不是很爱运动的人,但是过了四十岁,发现不做运动,精力管理不可能做得好,一直为着要工作或去运动这件事情而苦恼。
后来朋友建议我要做些健身的体操,这些动作简单,耗时不多的运动方式非常好,但是还是难以持续。直到后来,我发现可以用番茄工作法休息时间来健身等,情况才大幅改善。
以前,我的休息时间就是喝水、尿尿、检查E-mail或散步等比较休闲轻松的活动。这些方式虽然很好,但是并无法达到运动的目的。
现在,我会利用这五分钟做俯卧撑、倒立、深蹲或桥等健身动作,并且记录我的健身数量。以前,我老是烦恼没有时间健身;现在,我每半个小时健身一次,一次做一些健身动作,也不会负担太重,又能有效切换工作情绪。
最近许多朋友都说我体态改变,自己也觉得比以前更有精力,生产力更好,因此很建议大家善用番茄钟的休息时间多做运动,这样除了工作能力好,也能做好精力管理,正所谓一举两得。
最后,我们来总结一下。
一个对生命认真的人,一定会珍惜时间,有形的番茄钟可以帮助自己统计花了多少时间做事。换言之,番茄钟让我们用认真的态度面对生命。
番茄好吃又营养,您今天吃了没?
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