电子化、信息化已经成为企业管理的必然趋势，电子档案也逐渐成为档案馆馆藏中的主要形式，比起纸质档案，电子档案的快捷性、共享性、高密度性使得电子档案越来越得到企业家的青睐，但是企业的电子档案究竟应该如何管理？

　　一、电子档案的特点

　　1、对电子技术和设备的依赖性。

　　当使用电子技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，只有对记录档案信息内容的技术和设备采取逆向处理，进行还原和输出，才能识别它的信息内容。同时，电子档案的长期保存，也需要有不断更新的技术和设备作保障。

　　2、快捷性、共享性、高密度性。

　　电子档案可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合,根据不同的需要,利用信息系统对电子档案进行组合分类。而且,一份档案可以同时在不同的地方被多人使用,突破了纸质档案在使用上的局限性,提高了档案的使用价值。

　　3、载体材料的不稳定性。

　　电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。所以，电子档案对外部环境条件要求较高，空气灰尘含量、温湿度、防磁、防震、有害气体和光线等都有严格的标准。

　　4、稳定性及安全性差。

　　由于电子档案内容与形式的独立性,因此,它较纸质档案的稳定性差，随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。电子档案极易失真,在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中,稍有失误,即会导致档案信息错误。

　　二、电子档案的管理

　　1、加强制度建设。

　　电子档案的管理和传统档案的管理一样，也应遵循档案归档收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。要建立档案管理系统，并纳入企业办公自动化和信息管理的工作程序，实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文档一体化。并建立健全相应的规章制度，档案馆（室）应会同有关部门联合制定电子档案管理办法，从电子档案的收集、整理、归档到保密、安全、利用等各个环节都要有明确细致的操作规程，要明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，形成一套完善的电子档案管理体制，做到依法管理电子文件，确保电子档案的真实性、完整性、安全性。

　　2、做好电子档案的收集。

　　与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定价值时最有发言权；信息管理部门在电子文件归档流程化、标准化的工作中处于举足轻重的地位；档案部门掌握归档原则、方法，了解全局情况，可以发挥把关和统筹的作用。档案部门要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。

　　3、把好电子文件的鉴定、归档关。

　　电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。

　　4、培养一批电子档案管理人员。

　　电子档案的接收、征集、管理、利用都要靠管理人员来完成。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，对电子档案的管理人员提出了更高的要求。电子档案的管理人员必须具备电子计算机应用与自然科学基础知识。同时，要掌握档案管理基本知识，并熟练地掌握英语。

　　三、电子档案安全保护的措施

　　电子档案是企业赖以生存和发展的宝贵财富，其安全性至关重要。由于电子文档天生具有容易被复制、修改和传播的特点，企业面临内外部两方面的安全威胁，电子档案的安全保障工作应当全方位、高覆盖，贯彻于电子档案建设的全过程。

　　1、电子档案载体的保管。

　　科学管理和保护好电子档案载体，是保证电子档案安全的前提。电子档案与传统档案保管方法有许多相同的方面，防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗等，但是，电子档案由于其载体的特殊性对保护措施也有着不同的标准要求。首先，磁带、磁盘、光盘的质量直接影响其使用和存贮寿命，所以应采用质量好、性能优的信息载体来存贮档案信息。第二，创造适宜的存贮环境。电子档案载体适宜保存温度为15℃～27℃，相对湿度为40%～60%，库房内应配备强制通风设备与空调设备，使其处于适宜的温湿度和空气洁净度。应及时清除设备上的尘土，防止强光，特别是紫外线的直接照射。第三，电子档案需防磁、防折、防划伤、防老化。不能直接用硬笔在盘片上写标签，可用标签贴在封套上，不能用手直接触摸盘片信息部位和读写窗口，不能随意擦拭或清洗盘片，可用干净药棉蘸高纯度酒精擦洗裸露部分，然后放于清洁环境中，待干后再存放或使用，保存中要直立摆放，防止挤压变形，写保护口置于写保护状态。

　　2、电子档案信息的安全维护。

　　电子档案的收集、管理和利用是通过网络来实现的，提高网络信息安全的技术保障至关重要。对网络环境下电子档案信息安全防范和保护的主要措施和手段有：一是访问控制。通过入网访问控制，我们可以规定能够登录服务器的具体用户，获取网络的具体资源；可以控制用户所能访问的目录、子目录、文件和其他资源，并限定其对这些资源所能进行的操作，以防电子文档被拷贝、篡改和打印。二是加密和数字签名。加密的目的是确保不宜公开的电子档案、数据库的非公开性。三是设立防火墙。防火墙是阻止网络黑客访问某个网络的屏障。通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统，达到保障网络安全的目的。四是漏洞扫描技术。这是一项自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术，该技术可对重要计算机系统进行检查，发现其中被黑客利用的漏洞。五是入侵检测。这是对计算机网络资源恶意使用行为进行识别和响应处理的过程。它可以帮助系统对付网络攻击，拓展系统管理员的安全管理能力，提高信息安全基础结构的完整性。六是防写措施。即将电子文档、数据库设置为“只读”状态，如此用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改、复制和打印。

　　3、电子档案长期存取的安全保证。

　　为使电子档案信息长期可存取，目前，研究和使用较多的技术有：一是容灾备份和镜像技术。制作备份是保障电子档案安全的最根本方法，可制作一份或几份拷贝，并将拷贝分别保留在多处相隔较远的异地容灾备份系统中，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施，是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，同时执行相同工作，一个系统出现故障，另一系统可继续工作。二是仿真、迁移、载体转换技术。仿真，指制造一种可以运行过时软硬件的软件，在运行过程中对过时软硬件进行模仿，从而使早期的电子数据可以读出；迁移，指将数字信息从一种数据环境转换到另一种数据环境上的复制，目前，该项技术被认为是保护数字信息长期可存取的最有效途径；载体转换，指将技术过时的电子数据适时地转移到微缩品或纸张上，它可以避免技术过时带来的读取困难。

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