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如何正确管理你的收件箱

2015-05-22 人力资源

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　　电子邮件是我们的朋友，也是敌人。我们爱它，我们恨它。我们需要它，我们离不开它，但我们付出的代价往往是电子邮件超载。正如太阳每天都会升起一样，我们的收件箱总会在上午，或者午休前爆满。

　　坦白说，我们是在自作自受。我们过度使用电子邮件进行交流，结果，我们像条件反射一样回复每一封邮件。对于我们的工作效率来说，这非常糟糕，因为电子邮件会干扰最佳状态，破坏我们的工作流。每次有电子邮件打扰你的时候，你都在付出时间、金钱和脑力。

　　下面是我在管理电子邮件超载方面的一些心得：

　　1.取消通知。这是巴甫洛夫的条件反射理论！我们收到新邮件的时候会条件反射地进行回复。现在，你要训练自己做相反的事情。取消邮件通知，自己控制工作节奏。

　　2.制定时间表。如果你每隔十分钟查看一下电子邮件，你便无法进入顺畅的工作流程。相反，设定查看邮件的次数，比如每隔一个小时或90分钟查看一次。在手机上设定闹铃，并遵守自己的安排。

　　3.扫描收件箱。快速扫描收件箱，删除不必要的邮件；对请求性邮件要优先处理，及时回复。

　　4.使用电话。不要使用电子邮件跟踪（或延时邮件）功能，尽量拿起电话或直接走到同事桌前。五分钟的谈话，往往比一封电子邮件更有效率。

　　5.取消接收。你可以取消接收哪些群发邮件？所有电子邮件真的有必要全部抄送给你吗？与同事协定哪些邮件需要抄送给你，以避免收到不必要的邮件。

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